关键词：合肥律师 合肥律师事务所 房地产与建设工程 项目部印章 风险及其防范
一、项目部章刻制审批监督
有的施工企业在需要刻制项目部公章时，有关领导安排一个员工就去刻制了，刻制后即投入使用，没有相关刻制项目部公章的申请审批手续。
存在的风险：一、项目部公章刻制数量、时间及刻制人员等无档案信息记录；二、无项目部公章刻制后投入使用的交接记录；三、无项目部公章投入使用的相关文件，无投入使用时间、使用范围资料依据；四、一个员工办理刻制项目部公章工作，对于刻制的项目部公章数量、交付企业前是否使用等问题无相关监督。
应对措施：
1、施工企业可规定拟刻制项目部i章必须报经总经理批准，由办公室开具介绍信；
2、施工企业可规定由经管部门统一刻制，填写《印章制发申请表》，其他部门或人员不得刻制印章；
3、项目部公章的形体和规格，按国家有关规定执行；
4、刻制项目部公章时，必须有两人同往办理；
5、对于申请刻制文件等有关资料及刻制的印章，必须在企业2管部门首先备案
；6、项目部公章刻制后的所有交接工作，必须留有交接手续资料。
二、项目部尚未正式成立即已刻制章并使用
在项目部尚未"式成立时，有的施工企业即刻制了项目部公章，并对外签订合同等法律文书。
存在的风险：
一、可能被工商等行政部门给予行政处罚；
二、所签合同等法律文书 在被认定无效的可能。无论所签合同等法律文书是否有效，施工企业都可能承担不利后果。
应对措施：
1、在项目部正式成立后申请刻制项目部公章；
2、按照施"企业内部审批程序及国家有关规定程序刻制。
三、未在公安部门指定刻章单位刻制项目部章
刻制项目部章时，有的施工企业没有在公安机关指定刻章单位刻制，而是随意找一单位或个人刻制。
存在的风险：
一、可能被公安机关给予行政处罚；
二、所刻制公章可能被刻制的单位或个人假冒；
三、需要寻 刻制的单位或个人时，可能已无从查找。
应对措施：《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）第二十三条规定：印章制发机关应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。根据上述规定，施工企业如刻制项目部公章，应到工程项目所在地公安机关指定的刻章单位刻制。
四、没有申请对项目部章备案
有的施工企业没有对项目部章向公安机关申请备案意识，或者知道应申请备案而未申请，刻制后即投入使用。
存在的风险：
一、可能被公安机关给予行政处罚；
二、出现项目部公章被假冒情况，对真实的项目部公章认定困难。
应对措施：
1、施工企业应到工程所在地公安机关申请办理备案手续，之后方可启用项目部公章；
2、目前，有的公安机关受理项目部公章备案，有的公安机关却不受理。笔者建议，施工企业应尽量对项目部公章办案备案手续，以便能够对假冒的项目部公章进行鉴定，对于公安机关不予受理的，可留存相关已申请证据
3、在启用项目部公章前，施工企业应有正式发文；
4、在启用项目部公章的发文中，应注明启用日期、使用范围等内容。如替换原有公章的，还应声明原章废止；
5、项目部公章启用前要做好戳记，并留存样本备查。
五、刻制项目部章等印章过多
对于一个工程项目，有的施工企业刻制的项目部印章过多，除项目部公章、财务部门印章外，还刻制了有合同专用章、办公室章、各主要科室章t，还有的施工企业在一个项目上刻制有两枚项目部公章。
存在的风险：
一、印章越多，管理难度越大，风险越大；
二、所刻制的印章都存在使用不当风险，如在0外合同等法律文书上加盖办公室章、科室章，可能导致施工企业承担了本不应承担的法律责任；
三、有多枚项目部公章时，可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚；
四、有多枚项目部公章时，对假冒的项目部公章认定难度更大。
应对措施：
1、项目与施工企业经营地在同一地区，可不刻制项目部公章，以减少因项目部公章使用给施工企业带来的法律风险；
2、在同一地区，仍需刻制项目部公章的，项目部印章可由企业相关部门保管。具体使用时，项目栽钡较喙夭棵偶痈牵或者相关部门人员到项目加盖；
3、不能出现两枚以上项目部公章，如存在，必须停用、销毁一枚。
六、项目部公章使用范围不清
一些施工企业对项目部公章使用范围没有规定或规定不清，可以使用业务专用章的，使用了项目部公章；应使用项目部公章的，却使用了业务专用章。
存在的风险：
一、盖章文书的效力可能为不确定或无效；
二、出现诉讼或仲裁案件时，除非施工企业有证据证明合同所涉印章与己无关或为他人私盖，否则法院或仲裁机构可能认定合同有效，还可能被法院或仲裁机构作出不利于施工企业的其它有关认定。
应对措施：
1、对项目部印章使用范围作出规定d凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形，一律加盖施工企业公章，凡属合同类的使用合同专用章，凡属财务会计业务的用财务专用章，职能部门印章仅限部门内部使用等；
2、刻制项目部技术章、资料章、试验等科室章时，在印章上填加标注说明，如“此章仅限于工程技术联系或资料专用”、“不得用于签订经济合同”、“签订经济合同无效”等字样；
3、项目部技术章、资料章、试验等科室章无标注说明的，应在加盖印章处作出备注，说明盖章效力所及范围；
4、施工企业可在公司网站等媒介公示印章格式及使用范围等内容。
七、项目部章使用审批制度缺失
有的施工企业没有项目部公章使用审批制度，项目部公章使用具有一定随意性。
存在的风险：
一、不应加盖项目部公章的加盖了，导致施工企业承担法律责=；
二、对于不当使用项目部公章给施工企业造成损失的，相关责任人认定困难。
应对措施：
1、施工企业应明确规定项目部公章使用审批权限、范围以及审批责任；
2、施工企业应规定项目部各部门需要加盖项目部公章、合同专用章时，应填写《印章使用申请表》或《印章使用审批表》等，由项目经理签署是否巫家饧。项目经理应把握哪些事项属于所属施工企业层级审批，注意不能超越权限；
3、项目经理不在岗时，可规定由副经理或项目书记签发，也可规我话阋滴窈褪挛裥孕形挠筛本理或项目书记签发。
八、未严格按审批制度使用项目部章
有的项目部公章使用审批手续不全，有的先盖章后审批，还有的是领导打招呼即加盖公章，且未补办审批手续，审批制度成为虚设。
存在的风险：
一、公章使用管理混乱，增加企业风险；
二、对于不当使用项目部公章给施工企业造成损失的，相关责任人认定困难。
应对措施：
1、在申请盖章手续不完备情况下，负责加盖项目部公章人员应具有拒绝权，特殊情形除外2、根据项目部自身运作特点，设计效率与风险管理兼顾的公章使用流程，包括特殊情况预案；3、项目部主要管理人员应模范遵守有关印章管理制度。
九、缺乏项目部章保管制度
有的施工企业对项目部公章防火防盗问题注意不够，没有保险柜等设施设备收存项目部公章，只是放置>一般办公桌抽屉中。有的施工企业未设置专门人员保管项目部公章，保管人员更换时无交接手续。项目部公章有时脱离保管人员视线，保管人员随意允许他人代为加盖公章，还有的允许他人携带印章外出而缺乏监管措施。
存在的风险：
一、项目部公章损毁、被盗风险增大；
二、项目部公章被偷盖、私盖风险增大；
三、保管人员更换后，保管责任认定不清。
应对措施：
1、项目部公章应存放在带锁的专用箱柜内，实行专人专柜保管；
2、对于保管人员，应慎重选择，并由其签订保管责任书，明确保管责任
3、规定保管人无独立使用项目部公章权力，但具有监督使用权力；
4、保管人必须保证公章使用时处于自己视线范围；
5、保管人暂时不能保管的，应安排临时保管人员并办理交接手续，注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等；
6、尽量减少项目部公章外出苡们樾危确需将项目部公章带出使用的，应提交申请报告，经项目经理等主管领导同意，二人以上同行为宜；
7、保管人员对保管期间的异常情况应及芟蛳钅苛斓蓟惚ā
十、没有建立项目部章使用登记档案
有的施工企业没有设立项目部公章使用登记档案，有的是临时用一张活页纸登记，登记记录断档或无序，有的项目领导本身就不按规定登记。
存在的风险：
一、一个项目结束后无完整的项目部公章使用档案记录；
二、对于加盖项目部公章文书真实性无从核实；
三、不利于公章保管人恶意使用公章情形的认定。
应对措施：
1、项目部公章使用登记档案的建立非常重要，有利于项目部公章使用管理，有利于私盖、假冒项目部公章的识别，施工企业应予重视；
2、申请盖章人员应在登记文本中对有关事项、时间等进行登记签字，登记文本应有页码且为连续；
3e对所加盖文书复制留存，多页文书且没有必要留存全部复制件的，可对盖章页等做部分留存，按先后时间归档
4、保管人员应对登记文本及档案妥善保e，避免损毁或遗失，一定期限后将登记文本档案向项目部主管科室及施工企业备份。
十一、在空白介绍信、授权书等文书上加盖项目部章
有的施工企业对于空白介绍信、空白授权事项授权委托书法律风险认识不够，以致出具加盖有项目部公章的空白介绍信、空白授权事项的授权委t书。
存在的风险：
一、空白介绍信、空白授权事项授权委托书被错误填写内容；
二、空白介绍信、空白授权事项授权委托书被他人恶意填写不利于建筑施工企业:内容
三、空白介绍信、空白授权事项授权委托书遗失后被他人利用，导致施工企业承担法律责任。
应对措施：
1、尽量避免对外出具盖有项目部公章的空白介绍信、空白授权事项授权委托书；
2、如因特殊情况需要开具时，应经项目经理审批同意，使用人在空白件复印件上作出签收说明，并在填写内容之后至使胖前复印或拍照，交存项目部归档。
3、对于未提交原件的介绍信、授权书，使用人应一并交回项目部归档；
4、对加盖项目部公章的介绍信、授权委托书应统一编号登记，以备存查。
十二、将项目部章交给挂靠的企业或个人使用
为收取管理费，有的施工企业出借资质给其他企业或个人承接工程，甚至为图便利将项目部公章交给挂靠的企业或个人在施工中使用。
存在的风险：
一、可能被挂靠的企业或个人不当甚至恶意使用；
二、项目部并非买受人，=工企业却承担了材料、设备等购买责任；
三、项目部并非租赁人，却承担了租赁人责任等。
应对措施：
1、该种情形已少见，其风险隐患巨大。无论出于何种考虑，施工企业都不能将项目部公章交给挂靠的企业或个人使用；
2、项目部人员私自帮助挂靠企业或个人加盖项目部公章的，施工企业应追究其责任。
十三、在应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书上加盖项目部章
对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书，项目部管理人员擅自做主，以项目部名义签订，加盖项目部公章。
存在的风险：
一、导致法律文书效力的不确定性；
二、施工企业承担了不利法律后果。
应对措施：
1、在施工企业章程中统一规定项目经理权限、项目部公章使用范围与责任；
2、对项目经理出具授权书，明确其权限。
3、在施工企业宣传媒介或项目部宣传栏对授权书进行公示，并邀请公证机构予以公证；
4、施工企业与项目经理单独签订责任书，或在奖惩经营责任状类文书中明确项目经理权限与责任；
5、对于可知范围的材料商等主要交易相对人，通过函件方式告知项目经理的权限及项目部公章使用范围，但需要注意留有已送达证据；
6、对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书等法律文书，施工企业未予签订，但已加盖了项目部公章的，施工企业可根据具体风险情况考虑是否追认，对于不能追认的，应及时通e相对人，止付款项，也可与相对人协商变更或解除合同、担保、承诺，必要情况下也可提起诉讼或仲裁解决。
十四、项目部章遗失、被盗、被抢、毁损后处置措施不够
在项目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后，一些施工企业的项目部不向所属施工企业汇报，不及时向公安机关报案槐ǜ妫不在报纸等媒体上发布公告声明作废，而是自行重新刻制项目部公章，对于新刻制的项目部公章也不申请备案。还有的施工企业刻制新的项目部公章后，又找到了原来的项目部公章，但并未向公安机关说明、上缴并销毁原公章。
存在的风险：
一、可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚；
二、对于假冒项目部公章难以鉴定识别；
三、对于恶意使用已丢失、被盗项目部公章形成的法律文书，难以认定系恶意使用，施工企业可能承担不利的法律责任；
四、刻制新章仍保留已发现原章情形，对于相关加盖原章法律文书的真实性及效力认定，很可能不利于施工企业。
应对措施：
1、项目部公章被盗或被抢后，项目部应及时向所属施工企业汇报，向当地公安机关报案，并采取公告形式声明作废；
2、项目部公章遗失、毁损的，项目部也应及时向所属施工企业汇报，向当地公安机关报告，并采取公告形式声明作废；
3、重新申请刻制项目部公章的，应重新申请办理备案手续。
十五、没有项目部章回收、e存、销毁制度
在施工项目长期停工或竣工后，一些施工企业没有相关项目部公章回收、封存、销毁制度，如什么情况下应回收、封存、销毁e目部公章，具体如何实施和监督等。在应回收、封存、销毁项目部公章时，可能仍然由项目经理或书记等个人保管。
存在的风险：
一、项目部公章回收、封存、销毁无制度遵循；
二、容易导致项目部公章被不当甚至恶意使用；
三、在项目经理、书记等保管项目部公章人员离职或发生其它意外情况时，施工企业o能已将无法查找、回收项目部公章。
应对措施：
1、施工企业应根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十四规定，在项目部公章管理制度中增加项目部公章回收、封存、销毁内容规定；
2、施工项目长期停工或竣工，以及出现项目部公章毁损情况时，项目部应向所属施工企业主管部门交回项目部公章，办理相关回收手续，注明停用时间；
3、建立项目部公章上交、存档、销毁的登记档案。
十六、同时使用多枚项目部章
有的施工企业在一个项目上刻制有两枚甚至多枚项目部公章，这种情况同时刻制的少见，但先后刻制的情况存在。
存在的风险：
一、可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚；
二、对假冒的项目部公章认定非常困难。
应对措施：为减少多枚项目部公章管理中的巨大法律风险，也避免被有关部门处罚，施工企业不能同时拥有或使用两枚以上项目部公章。
十七、发现假冒项目部章不及时报案
有的施工企业在已发现有假冒的项目部公章后，没有及时报案，没有采取有效的应对措施，没有一追到底。
存在的风险：
一、对于有关争议事项，可能被认定存有过失；
二、假冒项目部公章继续使用，l险增大。
应对措施：
1、发现有假冒项目部公章，施工企业应及时向公安机关报案，提供相关线索；
2、对于最终认定材料供应商、工程分包商、劳务分包商等私z项目部公章的，施工企业应追究其法律责任，不再与其保持合作，并可考虑在一定范围内进行通报
如果您还有什么疑问，欢迎致电我们专业律师，电话：400-0551-691；177-7533-1257。
